La Sección de Familia y Sucesiones del Ilustre Colegio de la Abogacía de Madrid celebró este martes, 13 de octubre, la jornada «De la primera consulta al expediente sostenible: Estrategia, comunicación y rentabilidad en el despacho jurídico». Con un formato de conversación abierta a las preguntas de los asistentes presenciales y online, el encuentro abordó las claves para ofrecer una atención de calidad al cliente y gestionar los asuntos con criterios de eficiencia y sostenibilidad económica.
La sesión estuvo moderada por Paloma Zabalgo, presidenta de la Sección de Familia y Sucesiones, y contó con las intervenciones de Gonzalo Real, profesor de Management Control y director académico del Senior Management Program y del Advanced Management Program Blended de IE Business School, además de socio director de PR&G Group; José Luis Pérez Gómez, periodista y comunicador con una amplia trayectoria en Radio Nacional de España y la Cadena COPE; y María Conesa, abogada que ejerce en Londres, cuya participación aportó una perspectiva comparada sobre la gestión de los despachos.
En la apertura, Zabalgo destacó la necesidad de reforzar la formación empresarial de la abogacía, desde la organización de las consultas y los expedientes hasta la valoración del tiempo de trabajo. También situó esta reflexión en el contexto de los cambios que introduce la inteligencia artificial en el ejercicio profesional.
Una primera consulta preparada y una comunicación comprensible
La construcción de la confianza fue uno de los ejes del encuentro. Gonzalo Real defendió la conveniencia de preparar la primera consulta con una estructura flexible, conocer las necesidades del cliente y explicar con honestidad qué servicios se pueden ofrecer, diferenciando el compromiso profesional de la promesa de un resultado.
José Luis Pérez Gómez incidió en la preparación de cada contacto con el cliente y en la importancia de la claridad, la comunicación no verbal y la adaptación del lenguaje al interlocutor. «La confianza se gana en un trabajo muy largo, pero se puede perder con un solo error», señaló. Asimismo, subrayó que las explicaciones deben dirigirse a quien necesita comprender su situación jurídica, evitando un exceso de tecnicismos.
María Conesa trasladó estas consideraciones al ámbito del Derecho de Familia, donde la ansiedad y la tensión emocional pueden dificultar la comprensión de la información. En este contexto, destacó la necesidad de ajustar las explicaciones a las necesidades de cada persona y reconocer cuándo es preciso estudiar una cuestión antes de ofrecer una respuesta.
Honorarios y alcance del encargo: claridad desde el inicio
El debate sobre la primera consulta permitió contrastar distintas estrategias de facturación. Conesa explicó su experiencia con un primer contacto gratuito y limitado en el tiempo, mientras que Zabalgo expuso el modelo de cobro de la consulta, cuyo importe se descuenta posteriormente del encargo si el cliente contrata el procedimiento.
Más allá de las diferencias, las intervenciones coincidieron en la importancia de informar previamente de las condiciones económicas, poner en valor el asesoramiento y evitar sorpresas que puedan deteriorar la relación de confianza.
La mesa también abordó la delimitación del encargo profesional, los presupuestos estimados por fases, la facturación por horas, las provisiones de fondos y el tratamiento de las actuaciones adicionales. Conesa explicó cómo realiza el seguimiento del presupuesto y comunica sus actualizaciones en su práctica profesional en Inglaterra.
Registrar el tiempo para gestionar la rentabilidad
La organización interna del despacho centró otro de los bloques de la jornada. Gonzalo Real explicó que las horas de trabajo constituyen un recurso esencial que debe medirse para conocer la rentabilidad de cada asunto, distribuir la capacidad disponible y cubrir los costes de la actividad.
En este sentido, abordó el uso de indicadores de gestión y cuadros de mando relacionados con el volumen de negocio, la utilización del tiempo, la satisfacción del cliente y los resultados económicos. Insistió en que estos indicadores deben responder al modelo y a los objetivos de cada despacho.
María Conesa destacó la utilidad de registrar todas las tareas, tanto facturables como no facturables, y de acompañar las facturas con un detalle del trabajo realizado. Pérez Gómez vinculó ese registro con la transparencia: disponer de método y datos facilita explicar al cliente las actuaciones desarrolladas y justificar los cambios que puedan surgir durante el expediente.
Crecer con una estrategia definida
Las preguntas del público abrieron también una reflexión sobre cuándo ampliar el equipo o la estructura del despacho. Real señaló que no existe una regla universal y explicó la importancia de valorar los costes fijos, el margen de los servicios, los plazos de cobro y las necesidades de financiación antes de asumir nuevas inversiones.
Pérez Gómez añadió que estas decisiones deben partir de una reflexión previa sobre el modelo de despacho al que se aspira y la relación que se quiere mantener con los clientes.
En el cierre, Paloma Zabalgo sintetizó las principales ideas del encuentro: «La primera consulta no es una improvisación, necesita estructura, escucha, diagnóstico y un siguiente paso claro». Asimismo, destacó que un expediente sostenible comienza con la definición del alcance, el presupuesto y las expectativas, y recordó la necesidad de registrar el tiempo, las tareas, los costes, la facturación y el cobro para mejorar la gestión profesional.
